Informace o zpracování osobních údajů účastníků

Tento dokument informuje účastníky závodů Grizzlyman, včetně dětského triatlonu Kodiáček, a jejich zákonné zástupce o tom, jak zpracováváme jejich osobní údaje. Vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a ze zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Správce osobních údajů

Závod pořádají a osobní údaje účastníků zpracovávají jako společní správci (dále jen „Správce“):

SK K2 z.s., IČO 22691600, se sídlem Palkovice 158, 739 41 Palkovice,
Česká asociace adventure outdoor extreme sport z.s. (ČAES), IČO 47815647, adresa Slovenská 6/7, 747 06 Opava – Kylešovice, P. O. Box 10.

Kontaktním místem pro všechny dotazy týkající se osobních údajů a pro uplatnění práv účastníků je e-mail info@grizzlyman.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

jméno a příjmení, pohlaví, datum narození (případně ročník narození),
kontaktní telefon a e-mail,
oddíl/klub, bydliště a další údaje uvedené v registračním formuláři,
rodné číslo, a to pouze pro účely úrazového připojištění (bod 3 h),
údaje o úhradě startovného,
údaje o průběhu závodu: startovní číslo, časy, mezičasy, pořadí a polohu z GPS trackeru,
fotografie a videozáznamy pořízené během závodu.

Účastník odpovídá za správnost, pravdivost a aktuálnost poskytnutých údajů.

3. Účely a právní základy zpracování

a) Registrace, organizace a administrace závodu

Osobní údaje zpracováváme za účelem registrace, evidence účastníků, administrace startu, organizace a vyhodnocení závodu. Právním základem je plnění smlouvy o účasti v závodě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

b) Zařazení do kategorie

Datum narození a pohlaví využíváme k zařazení do příslušné kategorie podle propozic závodu. Právním základem je plnění smlouvy.

c) Zveřejnění startovní a výsledkové listiny

Jméno, příjmení, případně ročník narození, oddíl/klub, dosažený čas, pořadí a další výsledkové údaje zveřejňujeme ve startovní a výsledkové listině.

Výsledky zveřejňujeme jako historický, statistický a sportovní záznam akce. Jsou veřejně dostupné bez časového omezení, a to i po skončení závodu.

Právním základem je oprávněný zájem Správce na dokumentaci, archivaci a prezentaci sportovní akce a jejích výsledků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Účastník bere na vědomí, že:

zveřejnění výsledků je nedílnou součástí sportovní soutěže,
bez zveřejnění výsledků nelze závod řádně vyhodnotit,
po zveřejnění mohou být výsledky dále šířeny třetími osobami (např. médii nebo sportovními databázemi), což Správce nemůže ovlivnit.

d) Námitka proti zveřejnění výsledků

Proti zveřejnění svých údajů ve výsledkové listině může účastník vznést námitku e-mailem na info@grizzlyman.cz. Správce každou námitku posoudí jednotlivě.

Výsledky tvoří ucelený a ověřitelný záznam sportovní soutěže, proto zpravidla převáží oprávněný zájem Správce na jejich zachování. Správce není povinen měnit ani odstraňovat oficiální sportovní výsledek (pořadí a čas), pokud by tím byla narušena integrita, průkaznost, transparentnost nebo historická hodnota výsledků.

V odůvodněných případech Správce omezí zobrazení některých údajů, například zkrátí jméno nebo skryje ročník narození.

e) Sledování polohy (GPS)

Během závodu nesou účastníci GPS tracker. Údaje o poloze zpracováváme pro zajištění bezpečnosti účastníků, kontrolu dodržení trati a vyhodnocení závodu. Právním základem je plnění smlouvy.

Poloha účastníků se zároveň v reálném čase zobrazuje veřejnosti prostřednictvím služby Follow Me (follow.me.cz), aby mohli průběh závodu sledovat fanoušci a doprovod. Právním základem je oprávněný zájem Správce na prezentaci závodu.

f) Fotografie a videozáznamy

Během závodu pořizují Správce a jím pověření fotografové fotografie a videozáznamy, na kterých mohou být účastníci zachyceni. Záznamy zveřejňujeme na webu závodu a v jeho fotogalerii, na sociálních sítích a na YouTube (včetně živého přenosu) a používáme je k propagaci závodu a jeho partnerů, například na plakátech.

Právním základem je oprávněný zájem Správce na dokumentaci a propagaci akce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), u zpravodajského užití také § 89 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

Proti užití svých fotografií nebo záznamů k propagaci může účastník vznést námitku e-mailem na info@grizzlyman.cz. Od doručení námitky je Správce k propagaci dále nepoužije.

g) Ochrana zdraví a mimořádné události

Kontaktní telefon může být použit v případě mimořádné události, zejména pro komunikaci se složkami integrovaného záchranného systému nebo zdravotnickou službou v případě úrazu či ohrožení zdraví účastníka.

Právním základem je ochrana životně důležitých zájmů účastníka (čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR).

h) Rodné číslo a dobrovolné úrazové připojištění

Rodné číslo zpracováváme výhradně za účelem sjednání dobrovolného úrazového připojištění na dobu konání závodu, a to v rozsahu požadovaném příslušnou pojišťovnou.

Rodné číslo lze použít jen se souhlasem jeho nositele (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech). Uvedením rodného čísla při registraci účastník souhlasí s jeho použitím k tomuto účelu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

Rodné číslo nezveřejňujeme a předáváme je pouze pojišťovně, která je samostatným správcem osobních údajů. Uchováváme je jen po dobu nezbytně nutnou pro účely pojištění a souvisejících zákonných povinností.

Účastník může připojištění odmítnout a souhlas odvolat e-mailem na info@grizzlyman.cz, nejpozději před zahájením závodu. Připojištění pak nebude sjednáno a rodné číslo nebude pojišťovně předáno.

Účastník bere na vědomí, že v případě odmítnutí připojištění nese rizika spojená s účastí v závodě v plném rozsahu sám.

i) Účetnictví

Údaje o úhradě startovného zpracováváme ke splnění povinností podle účetních a daňových předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

j) Uložení a zabezpečení údajů

Osobní údaje uchováváme v elektronické podobě v zabezpečeném cloudovém prostředí společnosti Google (Google Cloud Platform), která vystupuje jako zpracovatel osobních údajů.

Správce má s tímto zpracovatelem uzavřena odpovídající smluvní ujednání o zpracování osobních údajů a přijal technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě nebo zneužití.

Pokud dochází k předávání osobních údajů mimo Evropskou unii, děje se tak v souladu s GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.

4. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny těmto příjemcům:

registrační systém B7ID (b7id.cz), ve kterém jsou uloženy registrační údaje,
On line system s.r.o. (onlinesystem.cz) – časomíra, startovní a výsledkové listiny,
Follow Me (follow.me.cz) – GPS sledování a jeho zobrazení v reálném čase,
Google – cloudové úložiště, formuláře pro registraci do závodu Kodiáček a YouTube,
pojišťovna – pouze u účastníků, kterým je sjednáváno úrazové připojištění,
fotografové pověření Správcem,
složky integrovaného záchranného systému a zdravotnická služba v případě mimořádné události.

5. Doba uchování údajů

registrační a kontaktní údaje: po dobu nezbytnou k organizaci a vyhodnocení závodu a k vyřízení případných nároků,
rodné číslo: pouze po dobu nezbytnou pro účely pojištění,
účetní doklady: po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy,
výsledkové listiny, fotografie a videozáznamy: bez časového omezení jako historický záznam sportovní akce, s výhradou práva vznést námitku (body 3 d a 3 f).

6. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů označených v registraci jako povinné je nezbytné pro účast v závodě; bez nich nelze registraci dokončit. Rodné číslo slouží pouze ke sjednání připojištění (bod 3 h).

7. Děti a nezletilí účastníci

Děti, například do závodu Kodiáček, registrují jejich zákonní zástupci. Zákonný zástupce poskytuje osobní údaje dítěte i své kontaktní údaje a vykonává za dítě práva uvedená v bodě 8.

8. Práva účastníka

Účastník má právo:

na přístup ke svým osobním údajům,
na opravu nepřesných údajů,
na výmaz údajů, s omezeními uvedenými v bodě 3 d,
na omezení zpracování,
na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu,
vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu Správce,
odvolat souhlas se zpracováním rodného čísla (bod 3 h),
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).

Práva lze uplatnit e-mailem na info@grizzlyman.cz. Správce žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.

9. Účinnost

Tyto informace platí od 30. 9. 2026.

GDPR